A Festa da Polenta vai acontecer no segundo final de semana de outubro, mas a organização já começa mobilização. A diretoria marcou para a próxima quarta-feira, dia 11, a primeira reunião com os coordenadores de equipe. “A reunião é fundamental para o sucesso da Festa em 2009”, disse o presidente da Associação Festa da Polenta, José Luiz Moysés.

Com a expectativa da participação maciça dos coordenadores, Moysés explica que a intenção e fazer uma pauta de trabalho baseado no levantamento dos pontos positivos e negativos feito na última assembléia geral. “Queremos preparar um manual, onde os coordenadores terão uma linha mestra para orientar as ações ao longo de 2009”, explicou.

Para subsidiar os coordenadores, o presidente vai apresentar a curva de consumo de produtos e serviços e de demandas de cada equipe durante a última Festa. Com este cenário, será preparado um manual onde os coordenadores terão todas as ações descritas e o prazo para que cada uma seja cumprida.

“O coordenador precisa ter bem claro qual é o número de voluntário que precisa para trabalhar, a quantidade de determinado produto, equipamentos… Tudo organizado, em quantidade e tempo, para evitar surpresas”, explica o presidente. O que a diretoria quer adotar é um planejamento com mais antecedência e devidamente registrado.

“Quando o coordenador visualiza o funcionamento de sua equipe, durante todo decorrer da Festa, ele vai garantir que os detalhes sejam garantidos. Desta forma, com toda sua rotina programada, estará mais apto e enfrentar qualquer novo problema que surja por ventura”, analisa José Luiz Moysés.

Reuniões

Além deste manual, a diretoria quer combinar com os coordenadores um cronograma de reuniões com cada equipe- coordenadores e membros- em separado. “Vamos fazer juntos este cronograma e depois divulgar. A idéia é fazer sempre nas quartas-feiras. Nesta reunião de quarta, vamos apresentar esta proposta.”

Em junho, a diretoria volta a promover uma reunião com os coordenadores e uma segunda virá em seguida para checar se todos os cronogramas estão em dia. A partir de então, aceleram-se os passos rumo à Festa a Polenta.

Toda esta organização antecipada visa melhorar a qualidade do atendimento na Festa e também facilitar o trabalho do voluntário. “Quando erramos menos, nos estressamos menos. Resolvidos os entraves, sobra mais energia para a criatividade e para a alegria”, avaliou.

Além de este trabalho usar o resultado da assembléia como base, a diretoria ainda tem outro trunfo em mãos: a pesquisa feita em parceria com a Funpac na Festa da Polenta do ano passado. “Tivemos uma assembléia com excelente participação, tanto em qualidade, quanto em quantidade. Agora vamos debruçar sobre os resultados da pesquisa para traçar outras metas e fazer novos ajustes”, concluiu o presidente.

* Fonte: Folha da Terra